NUEVA FORMA ELECTRONICA PARA PRESENTAR CONTRATOS INDIVIDUALES DE TRABAJO ANTE EL MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

Guatemala, febrero 2016

 

Estimado Cliente:

 

El Ministerio de Trabajo y Previsión Social aprobó el  Acuerdo Ministerial número 242-2015 por medio del cual se acuerda sistematizar el procedimiento de presentación de contratos individuales de trabajo ante la Dirección General de Trabajo.

Dicho procedimiento tiene como finalidad permitir la presentación de contratos individuales de trabajo, por medio de un sistema de información integrado . El cualcon el que se pueden registrar los contratos de trabajo a través de internet e imprimir la constancia de presentación. A continuación le presentamos los aspectos relevantes que debe conocer sobre dicho acuerdo:

 

     1.- La Obligación de Presentación de Contratos de Trabajo:

El artículo 28 del Código de Trabajo regula que es obligación de los patronos remitir al Ministerio de Trabajo un ejemplar de todos los Contratos Individuales de Trabajo celebrados. Lo anterior debe realizarse dentro de losquince días posteriores a su celebración, modificación o novación.

Anteriormente, la única forma de presentar los contratos era de forma, y como constancia de recepción de los mismos se tenía el sello que era puesto por la Inspección General de Migración en los otros dos ejemplares que eran presentadoscada uno de los ejemplares..

 

     2.- Creación de Usuarios:

Para la creación de usuario que permita presentar los contratos en forma electrónica, el patrono debe llenar el formulario denominado “Solicitud de Credenciales para Presentación de Contratos Individuales de Trabajo”.  Junto con este debe de adjuntar al mismo la patente de Comercio o la resolución que demuestre la existencia legal de la persona jurídica, así como el nombramiento del representante legal.

Una vez presentado el formulario, el Ministerio de Trabajo y Previsión Social, otorgará las credenciales de acceso al sistema de información. Para el efecto enviará al correo electrónico proporcionado por el patrono, un usuario y contraseña asignado, así como la dirección web de acceso al sistema.

 

     3.- Forma de presentación de Contratos de Trabajo:

Para la presentación de los contratos de trabajo se deberán seguir los siguientes pasos:

Paso 1:

Digitalizar los Contratos Individuales de Trabajo suscritos en formato PDF (deberá incluirse un contrato por archivo). Por otro lado, se deberá crear un archivo Excel que contenga información general de los contratantes y las condiciones de trabajo. El modelo de la hoja de datos se encuentra en el portal del Ministerio. 

Paso 2:

Iniciar sesión ingresando el usuario y contraseña asignado. A continuación, el portal mostrará una pantalla en la cual aparece el nombre de la empresa o empresas que se encuentren asociadas al usuario. El patrono deberá seleccionar el nombre de la empresa correspondiente.

Paso 3:

Al seleccionar el nombre de la empresa, el usuario ingresa a la “Mesa de Trabajo”, en la cual se muestra el listado completo de los contratos que han sido registrados.

Para cargar nuevos contratos deberá seleccionar la opción “add”, la cual despliega un cuadro de dialogo que permite seleccionar el archivo Excel y los contratos que se pretenden presentar. Una vez seleccionados los archivos deseados, deberá seleccionar la opción “upload”, y proceder a cargar los archivos.  

 

     4.- Impresión de Constancia:

Luego de cargar los archivos que contienen los contratos, el sistema mostrará en la “Mesa de Trabajo” el listado de los documentos cargados y a un lado la opción de “constancia”.

Al seleccionar dicha opción el sistema crea una constancia de recepción, la cual debe ser impresa y adjuntada al expediente del trabajador. Las constancias contienen un código QR, el cual proporciona un código único de seguridad.

Debe de imprimirse una constancia por cada contrato presentado.

 

     5.- Verificación de la Información Presentada:

El Departamento de Registro Laboral procederá a la verificación de la información presentada, examinando el documento Excel y los contratos cargados, y confrontará que ambos documentos sean contestes.

 El sistema se encuentra diseñado para generar alertas en los casos en los que detecte situaciones dudosas, mismas que serán verificadas por el personal de dicho departamento.

 

El acuerdo analizado anteriormente no contempla que esta sea la única forma de presentar los contratos de trabajo, ni que sea obligatoria la presentación de los contratos en formato electrónico.  Sin embargo, según la información proporcionada por el Departamento de Registro Laboral en forma verbal, se pretende que a partir del presente mes, todos los contratos sean presentados de esta forma en la Ciudad de Guatemala.

 

 

Esperamos que esta información sea de utilidad, en caso de que tenga alguna duda o comentario al respecto no dude en comunicarse con nosotros.

 

Atentamente,

 

 

Licda. Evelyn Rebuli V.
Socia Directora del Área Laboral
QIL+4 ABOGADOS